Pour commencer, il faut impérativement annuler l'événement via le smartboard en cliquant sur la roue dentée :
Cette action bloque les ventes, les reventes/transferts et les virements de clôture automatiques. Elle masque également l'événement de votre page organisateur et du feed de l'application Shotgun.
→ Si vous avez seulement besoin de reporter l'événement, vous pouvez simplement changer la date de l'événement en cliquant sur la roue dentée, puis en sélectionnant « Réglages de l'événement » et en choisissant la date souhaitée. Cliquez sur le bouton « OK » puis sur le bouton « Mettre à jour l'événement » pour valider la modification :
⚠️ ATTENTION, IMPORTANT À SAVOIR :
- Une fois les billets remboursés, vous ne pourrez plus contacter les participants via l’outil newsletter. Vous devez donc les contacter à l'aide d'une newsletter pour les informer de l'annulation avant de procéder aux remboursements.
Choix 1: Rembourser les participants
Rembourser l’ensemble des commandes
→ Aller dans Commandes > Cliquer sur la case pour sélectionner tous les billets > Rembourser tous les billets
Rembourser certaines commandes
→ Aller dans Commandes > Sélectionner les billets à rembourser > Rembourser X billets
→ Après avoir sélectionné les billets à rembourser, vous pourrez choisir de rembourser:
- un pourcentage de chaque ticket
- de conserver un prix fixe par ticket
⚠️ Les frais de service de Shotgun ne sont pas remboursés. Vous pouvez décider de rembourser les frais Shotgun à votre charge en cochant la case "Rembourser les frais Shotgun à votre charge".
Si vous décidez de le faire, vous devrez peut-être contacter le support pour réapprovisionner votre banking.
Pour confirmer les remboursements, un code d'authentification sera envoyé à l'adresse mail liée au compte Shotgun.
Les billets remboursés apparaîtront sur le Smartboard, dans l'onglet Commandes.
Choix 2: Proposer aux participants de garder leur billet pour un événement de report OU d’être remboursé
Vous pouvez dès à présent changer la date de l’événement, la description et si besoin les visuels. Il faudra faire attention à ce que les horaires et dates de validités des billets correspondent bien aux nouvelles dates.
Une fois que c'est fait, voici le processus à suivre :
Pour récolter les décisions des participants :
→ S’ils sont peu nombreux, la meilleure décision sera de récolter l'avis des participants via vos réseaux sociaux (en leur demandant de vous envoyer un message sur Facebook par exemple)
→ S’ils sont nombreux, vous pouvez créer un formulaire (Google Form ou Typeforme par exemple) :
- Demandant les nom, prénom, adresse mail, numéro de commande (mettre un screen d’exemple de billet pour indiquer où trouver ce numéro), et si le participant souhaite recevoir un remboursement ou garder sa place pour l’événement de report (ou un autre événement);
- Partagez le formulaire via vos réseaux sociaux et via notre outil de newsletter (pensez à donner une date de clôture du formulaire);
- Une fois le formulaire clôturé, téléchargez la liste des numéros de commandes récoltées sur un excel/csv (option disponible avec Google Form ou Typeform)
- Procédez aux remboursements des participants ayant choisi cette option
Comment procéder au remboursement de cette liste de participant ?
Aller dans l’onglet Commandes > Cliquer sur Actions > Sélectionner avec une liste > Copier/coller la liste des numéros de commandes / billets
→ Après avoir sélectionné les billets à rembourser, vous pourrez choisir de rembourser:
- un pourcentage de chaque ticket
- de conserver un prix fixe par ticket
⚠️ Les frais de service de Shotgun ne sont pas remboursés. Vous pouvez décider de rembourser les frais Shotgun à votre charge en cochant la case "Rembourser les frais Shotgun à votre charge".
Si vous décidez de le faire, vous devrez peut-être contacter le support pour réapprovisionner votre banking.
Pour confirmer les remboursements, un code d'authentification sera envoyé à l'adresse mail liée au compte Shotgun.
Les billets remboursés apparaîtront sur le Smartboard, dans l'onglet Commandes.
Choix 3: Proposer aux participants de garder leur billet pour un AUTRE événement OU d’être remboursé
Le processus à suivre est identique au choix 2, sauf pour les utilisateurs ayant choisi une place pour un autre événement du même organisateur:
Prenez la liste des participants qui souhaitent échanger leur place pour un nouvel événement et envoyez une invitation à ces utilisateurs pour l’événement en question:
→ Aller sur l’événement > Onglet Invitations > Ajouter une invitation
