⚠️ ATTENTION, IMPORTANT À SAVOIR :
- Une fois des tickets remboursés, l’organisateur ne pourra plus contacter les participants via l’outil newsletter.
- Il est nécessaire de stopper les ventes lorsqu’un événement est annulé. Attention cependant il faut le faire impérativement avant d'avoir effectué les remboursements. En effet lorsque des remboursements sont faits, de nouvelles places se libèrent et sont remises en vente.
Choix 1: Rembourser des participants
Rembourser l’ensemble des commandes
→ Aller dans Commandes > Cliquer sur la case pour sélectionner tous les billets > Rembourser
Rembourser certaines commandes
→ Aller dans Commandes > Cocher les billets à rembourser > Rembourser
→ Après avoir sélectionné les billets à rembourser, vous pourrez choisir de rembourser:
- un pourcentage de chaque ticket
- de conserver un prix fixe par ticket
ℹ️ Shotgun conserve les frais de loc
Pour confirmer les remboursements, un code d'authentification sera envoyé à l'adresse mail liée au compte Shotgun.
Les billets remboursés apparaîtront sur le Smartboard, dans l'onglet Commandes.
→ Vous pouvez ensuite stopper les ventes sur chaque billet
→ Puis passer l’événement en masqué, soit en cliquant sur la roue dentée en haut à gauche et aller dans « Réglage de la publication » soit en cliquant sur le petit "PUBLIC" en vert en bas à gauche.
Choix 2: Proposer au participant de garder son billet pour un événement de report OU d’être remboursé
Vous pouvez dès à présent changer la date de l’événement, la description et si besoin les visuels. Il faudra faire attention à ce que les horaires et dates de validités des billets correspondent bien aux nouvelles dates.
Ensuite, voici le process à suivre :
Pour récolter les décisions des participants :
→ S’ils sont peu nombreux, le mieux est de récolter les décisions via vos réseaux (en leur demandant de vous envoyer un message sur Facebook par exemple)
→ S’ils sont nombreux, vous pouvez créer un formulaire (Google Form ou Typeforme par exemple) :
- Demandant les nom, prénom, adresse mail, numéro de commande (mettre un screen d’exemple de billet pour indiquer où trouver ce numéro), et si le participant souhaite un remboursement ou garder sa place pour l’événement de report (ou un autre événement);
- Partagez le formulaire via vos réseaux ainsi que par notre outil de newsletter (pensez à donner une date limite de remplissage);
- Une fois le formulaire clôturé, téléchargez la liste des numéros de commandes récoltées sur un excel/csv (option disponible avec Google Form ou Typeforme)
- Procédez aux remboursements des participants ayant choisi cette option
Comment procéder au remboursement de cette liste de participant ?
Aller dans l’onglet Commandes > Cliquer sur Actions > Sélectionner avec une liste > Copier/coller la liste des numéros de commandes / billets
→ Après avoir sélectionné les billets à rembourser, vous pourrez choisir de rembourser:
- un pourcentage de chaque ticket
- de conserver un prix fixe par ticket
ℹ️ Shotgun conserve les frais de loc
Pour confirmer les remboursements, un code d'authentification sera envoyé à l'adresse mail liée au compte Shotgun.
Les billets remboursés apparaîtront sur le Smartboard, dans l'onglet Commandes.
Choix 3: Proposer au participant de garder son billet pour un AUTRE événement OU d’être remboursé
C'est le même process que le Choix 2, sauf pour les personnes ayant choisi une place pour un autre événement du même organisateur:
Prenez la liste des participants qui souhaitent échanger leur place pour un nouvel événement et envoyez une invitation à ces personnes-là pour l’événement en question:
→ Aller sur l’événement > Onglet Invitations > Ajouter une invitation