Qu'est-ce que la co-organisation ?

Parfois, les organisateurs doivent allier leurs forces pour créer des évènements encore plus stylés. Par exemple:

• Un évènement est créé par le compte d'un orga Club, qui invite un collectif ou un label
• Un évènement est co-géré par deux collectifs
• Un évènement peut avoir plusieurs acteurs impliqués, certains n'ayant besoin que de suivre les ventes
• etc.

🤝 Chez Shotgun, on reflète ça dans le Smartboard en permettant un organisateur de co-organiser un évènement avec un ou plusieurs autres organisateurs

💻 Les co-organisateurs peuvent accéder à l'évènement depuis leur propre Smartboard, en utilisant leur propre login et mot de passe.

Vous pouvez donner des permissions spécifiques à chacun de vos cohosts

Les co-organisateurs Lecteurs ont un accès très restreint :

✅ Ils peuvent uniquement accéder à la vue d'ensemble, pour suivre les ventes
❌ Ils n'ont aucun accès aux autres sections de l'évènement et ne peuvent rien éditer

👀 Les lecteurs sont affichés sur la page évènement

Les co-organisateurs Editeurs ont (presque) tous les droits sur l'évènement :

✅ Accès à la vue d'ensemble pour suivre les ventes
✅ Accès aux paramètres d'évènement: bannière, description, date et heure, adresse, visibilité, publier l'évènement, lancer les ventes...
✅ Gestion des billets et des commandes: création et modification des billets, remboursement, envoi d'invitations, gestion des guestlist, etc.
✅ Marketing de l'évènement: campagnes de mails, code promo, Programme Ambassadeur, lien de trackings...

❌ Il ne peuvent pas: dupliquer un évènement, accéder à la section banking, annuler un évènement ou gérer eux même les co-organisateurs

👀 Les éditeurs sont affichés sur la page évènement

Comment co-organiser un évènement ?

Depuis les paramètre de votre évènement, vous pouvez inviter des co-organisateurs, voir leur statut, et gérer leur permission

Quand vous invitez un co-organisateur, il reçoit un mail sur l'adresse mail associée à leur compte Shotgun. Il devra cliquer sur "Accepter l'invitation", et sera redirigé vers la page évènement du Smartboard après s'être authentifié.

💡Note: Vous ne pouvez inviter que des organisateurs ayant déjà un compte pro sur Shotgun. Si ce n'est pas encore le cas, ils peuvent en créer un

💡Note: Vous passer un lecteur en éditeur (ou l'inverse) à n'importe quel moment, depuis le même écran

FAQ

• Est-ce que je peux changer les permission d'un co-organisateur ?
  → Oui, à n'importe quel moment vous pouvez changer les permissions de Lecteur à Editeur (ou dans l'autre sens)

• Est-ce que je peux supprimer un co-organisateur ?
  → Non, cela nécessite une action manuelle de la team Shotgun. En attendant, vous pouvez le mettre en Lecteur pour limiter ses actions.

• Est-ce qu'un co-organisateur peut refuser une invitation ?
  → Non, il peut simplement "ne pas l'accepter"

• Comment fonctionnent les campagnes de mail en cas de co-organisation ?
  → En tant qu'organisateur, vous pouvez envoyer un mail à votre propre communauté (contacts & segments)
  → Les co-organisateur Editeurs peuvent envoyer un mail à leur propre communauté (contacts & segments)
  Organisateurs et co-organisateur editeurs peuvent voir toutes campagnes associées à un évènement (en brouillon ou envoyées)

• Si quelqu'un achète un billet pour un évènement, sera-t-il ou sera-t-elle ajouté·e à la communauté du co-organisateur ?
  → Oui, si le co-organisateur est Editeur. Non s'il est Lecteur

• Est-ce qu'un co-organisateur peut voir la liste des autres co-organisateurs de l'évènement, et mon nom d'organisateur ?
  → Non, il ne peut pas accéder à l'écran de gestion des co-organisateurs. Mais les noms des co-organisateurs Editeurs est affiché sur la page évènement.

• Y a-t-il un nombre maximum de co-organisateurs par évènement ?
  → Non