Ce guide utilisateur détaille pas à pas les fonctionnalités du logiciel Shotgun Caisse 2

 

Dans cet article : 

🧰 Mon kit de caisse

🛠️ Paramétrer mon application de caisse

🎫 Mettre en place ma billetterie

💰 Enregistrer une commande et récupérer le client

⛔ Clôturer ma séance de vente

🕵️ Consulter l'historique de mes ventes

🔒 Ajouter un code gestionnaire

 

🧰 Mon kit de caisse (Flotte Shotgun)

Ce kit est fourni par Shotgun. Si vous ne disposez pas de tels équipements, vous pouvez passer à la section suivante.

Voici les éléments qui composent votre kit de caisse:

• iPad (peut être équipé d’une coque renforcée

• Support iPad - optionnel

 

• tiroir-caisse - optionnel

 

• imprimante thermique -optionnel (différents modèles disponibles)

 

🛠️ Paramétrer mon application de caisse

• Se connecter sur l’App Shotgun Caisse

Accéder à votre espace organisateur à partir de vos accès smartboard ou à partir des identifiants de Scan et de Caisse que vous pouvez paramétrer dans le smartboard 

 

Sélectionner ensuite l’événement sur lequel vous souhaitez travailler

Rendez-vous dans les PARAMETRES

• (Optionnel) Si vous avez une imprimante de la flotte Shotgun, vous pouvez la connecter à l’iPad

Appuyez sur Ouvrir les paramètres bluetooth pour connecter le tiroir-caisser et/ou l’imprimante thermique Stimare à partir du menu bluetooth de l’iPad.

Vous serez re-dirigé vers les paramètres de l’iPad et pourrez choisir Bluetooth, pour sélectionner la bonne imprimante (Par exemple “STAR mPOP-K0025”) Le nom du tiroir-caisse pourra apparaître d’une manière simplifiée (K-25)

Vous pourrez revenir à l’application et vérifier la bonne connection en cliquant sur Essai Impression ou Ouvrir le tiroir caisse code pin demandé, si paramétré

 

💡 Si vous souhaitez imprimer des billets sur une seule imprimante, vous pouvez dé-sélectionner les autres modes d’impression.

 

• (Optionnel) Récolter les informations personnelles des participants

Sélectionner l’option si vous souhaitez recueillir les informations personnelles de vos participants pendant le processus de commande. Sélectionner les champs désirés, et spécifier s’ils sont obligatoires ou optionnels.

• Moyens de paiement

Sélectionner les moyens de paiement que vous souhaitez voir apparaître dans le processus de commande.

Vous pouvez ajouter un champs personnalisé. Ce moyen de paiement apparaîtra dans vos rapports.

• Imprimer et valider les tickets en même temps

Si votre caisse est située à l’entrée de l’événement, vous pouvez choisir l’option de valider le billet dès qu’il s’imprime. Dans ce cas, inutile de le faire valider par un scan de l’événement.

👉🏼 Pour activer cette fonction, il suffit de cliquer sur “Créer une commande et valider l’entrée en même temps”

⚠️ Un ticket déjà validé ne pourra plus être supprimé depuis la caisse

• Ouverture automatique du tiroir pour les commandes d'argent

Activez l'option Ouvrir le tiroir-caisse après une commande en espèces et le tiroir-caisse s'ouvrira automatiquement chaque fois qu'une commande est payée en espèces.

 

🎫 Mettre en place ma billetterie

💡 Vous pouvez configurer votre billetterie à partir du smartboard ou directement à partir de cette application. Je détaille ci-dessous comment configurer votre billetterie à partir de cette application.

• Modifier un ticket

Cliquer sur Modifier les billets et ensuite sur le ticket dont vous voulez modifier les paramètres (sur Early par exemple).

Vous pouvez définir un nouveau titre, un nouveau prix et une nouvelle quantité disponible pour le billet souhaité. Lorsque vous avez terminé, appuyez sur Modifier un billet

• Cacher un ticket

Vous pouvez cacher les billets et les afficher plus tard en cliquant sur Changer position

Cliquez ensuite sur le(s) ticket(s) que vous souhaitez masquer (par exemple Early)

Cliquez à nouveau sur Cacher ou afficher les billets: les billets anticipés ne sont plus visibles à l'écran.

💡 Vous pouvez de nouveau afficher le billet que vous avez caché en suivant exactement les mêmes étapes.

• Ajouter un nouveau contrat de billetterie

Vous pouvez ajouter un nouveau contrat de vente de billets et définir son titre, son prix et la quantité souhaitée. Lorsque vous avez terminé, appuyez sur : Ajouter un billet

💰 Enregistrer une commande et récupérer le client

• Créer une nouvelle commande

Créer une nouvelle commandeVoici la page où vous pouvez créer une nouvelle commande.

Sélectionnez la quantité de billets souhaitée par le client en cliquant sur le billet autant de fois que nécessaire, puis appuyez sur le bouton violet à droite de l'écran pour lancer le processus de paiement.

Vous pouvez également ajouter plusieurs billets à la fois. Pour ce faire, appuyez longuement sur le billet souhaité, et une fenêtre s'ouvrira pour vous permettre de saisir le nombre de billets que vous souhaitez :

Pour commencer à compléter la commande, ce panneau latéral s'ouvre :

• (optionnel) Collecte des informations sur le client

Si vous avez sélectionné les informations client à demander, lorsque vous étiez dans l'onglet Paramètres, vous les remplirez maintenant :

Vous pouvez utiliser : Dupliquer pour aller plus vite et dupliquer les mêmes informations sur le client pour tous les billets.

• Sélectionner les modes de paiement

Sélectionnez les méthodes de paiement que le client utilisera :

Si vous souhaitez utiliser d'autres modes de paiement que les raccourcis affichés, vous pouvez vous rendre dans l'onglet étendu "Paiements", où des options à remplir vous seront présentées : Sélectionnez les modes de paiement que le client utilisera :

Pour saisir un montant, appuyez sur le champ de texte situé à droite du nom de la méthode de paiement et utilisez le clavier présenté pour saisir un montant.

Dans cet onglet, il y a également 3 boutons d'action qui vous aideront à remplir les méthodes de paiement plus rapidement :

Vider Le bouton permet d'effacer tous les modes de paiement.

Tout à zéro fixe tous les montants à 0

Remplir le reste remplit automatiquement les montants restants dans les méthodes de paiement sélectionnées. Il s'agit probablement d'un bouton que vous utiliserez souvent pour aller plus vite.

À ce stade du processus de commande, vous devez encaisser l'argent du client en fonction du mode de paiement choisi. Ce n'est qu'après avoir perçu l'argent que vous appuyez sur Commander: la commande sera définitivement terminée et les billets seront imprimés automatiquement.

⛔ Clôturer ma séance de vente

Aller à COMPTABILITE

• Vérifier les statistiques de vente

Dans l'onglet "Tous les événements", vous pouvez voir combien de billets ont été vendus avec ce tiroir sur l'ensemble de l'événement, et combien d'argent vos ventes ont généré. Dans ce cas, dix billets ont été vendu pendant toute la durée de l'événement et ont rapporté 120€.

Dans l'onglet "Session de vente en cours", vous pouvez voir combien de billets ont été vendus avec ce tiroir pendant la session de vente en cours uniquement, et combien d'argent vos ventes ont généré pendant cette période. Dans ce cas, la session de vente en cours commence au début de l'événement et se poursuit jusqu'à aujourd'hui. Quatre billets ont été vendu pendant cette période et ont rapporté 45€.

Vous pouvez également consulter des statistiques plus détaillées, par opération et par méthode de paiement, en cliquant sur ce bouton :

• (avec les imprimantes Shotgun Fleet) Imprimer un aperçu comptable

Vous pouvez imprimer un instantané comptable pour l'ensemble de l'événement en appuyant sur Imprimer un rapport comptable Le tiroir imprime instantanément cet instantané sur un reçu.

• Envoyer la liste des commandes à un courrier électronique

Vous pouvez envoyer la liste de toutes les commandes enregistrées à une adresse électronique.

• Cliquer sur Envoyer par mail (1)
• Saisissez l'adresse électronique à laquelle vous souhaitez l'envoyer (2)
• Enfin, appuyer sur Envoyer la liste des commandes (3)

• Clôturer une séance de vente

Pour clore la session de vente en cours, appuyez sur Clôturer la session

Avant de clôturer une séance de vente, vous pouvez ajouter des commentaires à son sujet.

Après avoir clôturé une session de vente, un nouvel onglet apparaît à droite. Ce nouvel onglet contient toutes les informations relatives à la séance de vente que vous venez de clôturer. Dans ce cas, la séance de vente a débuté le mardi 22 février à 17h39 et s'est terminée le vendredi 25 février à 16h.

Lorsque vous cliquez sur cet onglet, vous avez accès à toutes les statistiques de vente pour cette session uniquement. Lors de cette session de vente, un seul billet a été vendu et a rapporté 20€. Vous pouvez également imprimer le ticket comptable de cette session de vente et envoyer par email la liste des commandes passées lors de cette session de vente.

🕵️ Consulter l'historique de mes ventes

Ici, vous pouvez voir toutes vos commandes passées.

Pour chaque commande, vous pouvez voir

• la date de validation de la commande → 17h30
• le numéro de la commande → #4365772
• le nom et la quantité des billets achetés → Early x3, Regular x1
• le montant total de la commande → 45€

⚠️ Voici l'historique des ventes de CE TIROIR SEULEMENT

🧑‍🔧 Actions sur les commandes passées

Cliquez sur une commande pour effectuer des actions sur celle-ci :

• réimprimer le(s) billet(s) lié(s) à cette commande
• annuler la commande et rembourser le client
• envoyer les tickets à un e-mail

• Re imprimer un ticket

Cliquez sur la commande que vous souhaitez réimprimer et appuyez sur Imprimer à nouveau

• Annuler une commande et rembourser un client

Cliquer sur Remboursement & Annulation pour annuler la commande. Le prix de la commande annulée est soustrait du montant total de vos ventes.

💡 Rappel : Vous devez évidemment rembourser le client manuellement 🙂 - car Shotgun drawer App n'est pas lié au compte bancaire de votre organisateur, ni à notre solution de paiement interne.

 

Il vous sera demandé de sélectionner les billets que vous souhaitez rembourser et annuler dans le cadre d'une commande. Vous pouvez faire correspondre les billets avec le numéro de scannage affiché.

Une fois la commande annulée, une étiquette "Annulé / Remboursé" s'affiche et le montant de la commande est ramené à 0€.

💡 Vous pouvez sécuriser et superviser certaines actions telles que le remboursement d'un client en demandant à votre gestionnaire de compte d'ajouter un code PIN de gestionnaire. Si vous ajoutez cette étape, elle est obligatoire pour continuer.

• Envoi de tickets à l'adresse électronique du client

🔒 Ajouter un code gestionnaire

Pour encadrer et sécuriser certaines actions du processus de commande, vous pouvez ajouter un code PIN gestionnaire, obligatoire pour les valider.

Voici toutes les actions que vous pouvez sécuriser en ajoutant un code PIN gestionnaire :

• Modifier le paramètre "Scanner les tickets à l'entrée "
• Modifier le paramètre "Ouvrir automatiquement le tiroir-caisse après un ordre de paiement"
• Ouvrir le tiroir-caisse
• Remboursement d'un ticket
• Modifier le prix et la quantité d'un ticket de caisse
• Fermer une session de vente
• Créer un nouveau ticket d'affaire

Si vous souhaitez disposer d'un code PIN de gestionnaire pour sécuriser votre application tiroir, veuillez contacter le support de Shotgun.