Organiser un événement ne se fait pas toujours seul, et c’est pour cela que Shotgun permet d’ajouter un co-organisateur. C’est une façon simple de partager la charge de travail, que vous ayez besoin d’aide pour mettre à jour votre page événement, gérer la billetterie ou suivre les ventes.
Avant de continuer, voyons ce que chaque rôle permet afin de choisir le niveau d’accès le plus adapté.
Dans cet article
Rôles et permissions
Lorsque vous invitez un co-organisateur, vous pouvez attribuer l’un des deux rôles : Lecteur ou Éditeur.
Chaque rôle détermine ce que votre collaborateur peut voir ou faire.
Les co-hosts n’ont pas accès à la section Banking. Tous les revenus issus de la billetterie peuvent uniquement être versés à l’organisateur principal de l’événement.
👀 Lecteur
Ce rôle offre un accès en lecture seule, idéal pour une personne qui a simplement besoin de suivre votre événement.
Peut : Voir le dashboard de l'évènement
Ne peut pas :
Modifier les détails de l’événement
Ajouter ou modifier des billets
Gérer les paiements ou les droits de propriété
💡 Choisissez ce rôle pour permettre à quelqu’un de consulter les performances sans risque de modifications involontaires.
✏️ Éditeur
Ce rôle donne accès à des permissions plus étendues, idéal pour co-gérer l’événement.
Peut :
Modifier la page événement (titre, visuels, description)
Mettre à jour les billets et les tarifs
Suivre les ventes et les participants
Gérer les listes d'accès
Renvoyer des invitations à d’autres collaborateurs
Ne peut pas :
Supprimer l’événement
Modifier les paiements ou les informations financières
Ajouter ou retirer d’autres co-organisateurs
💡 Ce rôle convient parfaitement si votre collaborateur doit mettre l’événement à jour régulièrement ou gérer des aspects opérationnels.
Qu’en est-il des contacts ?
Lorsqu’un événement est en co-organisation, les acheteurs sont automatiquement ajoutés aux listes de contacts de l'organisateur et du co-organisateur (qu'il soit éditeur ou lecteur).
⚠️ Pour que tous les acheteurs soient ajoutés à la communauté du co-organisateur, l’invitation doit être envoyée avant la première vente de billet. Les contacts ne sont pas partagés rétroactivement.
Cela signifie que chaque co-organisateur peut développer sa propre audience à partir d’un même événement.
💡 La co-organisation un levier puissant pour faire grandir et activer votre communauté après l’événement :
Collecter davantage de contacts qualifiés à partir d’une audience partagée
Créer des segments à partir de ces contacts
Utiliser ces segments pour lancer des billets ciblés ou des campagnes marketing 👉 Créer et utiliser des segments
Augmenter la portée et l’impact de vos futures communications et événements
Inviter un co-organisateur
⚠️ La personne invitée doit déjà avoir un compte Shotgun Organizer. Sinon, elle devra en créer un.
Pour ajouter un co-organisateur :
Accédez à votre Tableau de bord événement.
Cliquez sur la roue Paramètres > Gérer les co-organisateurs.
Sélectionnez Inviter des co-organisateur.
Recherchez le nom du co-organisateur.
Choisissez son rôle.
Cliquez sur Envoyer l’invitation.
Une notification par email sera envoyée. Une fois acceptée, l’événement apparaîtra dans son Tableau de bord.
💡 Vous pouvez modifier ou retirer des co-organisateurs à tout moment.
Ce que voient les fans
Vous et le co-organisateur êtes tous les deux visibles sur la page de l’événement côté fans.
💡 Lors de la publication de l’événement, une notification est envoyée à votre communauté ainsi qu’à celle du co-organisateur. Cela permet de booster significativement la visibilité de l’événement dès le premier jour, sans aucune action supplémentaire de votre part.
Renvoyer une invitation
Si votre co-organisateur n’a pas reçu l’invitation :
Allez dans Paramètres > Gérer les co-organisateurs.
Trouvez l’invitation en attente.
Cliquez sur les trois points (⋯) puis sur Renvoyer l’invitation.
Supprimer un co-organisateur
Pour retirer l’accès :
Accédez à Paramètres > Gérer les co-organisateurs.
Trouvez le co-organisateur concerné.
Cliquez sur les trois points (⋯) puis sur Supprimer le co-organisateur.
Confirmez.
L’accès est retiré immédiatement.
