Sommaire

⚙️ Configurer mon scanner

• Me connecter à mon compte organisateur
• Nommer mon scanner
• Autres réglages

🎫 Scanner un billet

• Le process step-by-step
• Les différents scénarios de scan de billets
• Trouver un billet à partir du nom/prénom/e-mail/numéro de commande
• Scanner dans des conditions de faible luminosité
• Gérer mes billets
• Gérer mes guestlists
• Gérer mes listes d’accès

🧾 Historique des scans & actions sur les entrées

• Consulter l’historique des billets scannés
• Gérer les entrées et les sorties
• Valider un billet manuellement
• Rembourser un billet

🔚 Me déconnecter

• Changer d’événement ou de liste d’accès
• Me déconnecter de mon compte organisateur

 

⚙️ Configurer mon scanner

🧑🏼‍💻 Me connecter à mon compte organisateur

Lorsque vous arrivez sur la page de connexion pour la première fois, vous devez autoriser l'application à utiliser le Bluetooth. Cela vous permettra de connecter plusieurs scanners entre eux et de synchroniser leurs données instantanément.

Saisissez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe administrateur pour vous connecter.

ℹ️ Les identifiants des membres ne fonctionnent pas sur les applications Scan et Caisse.

 

🔒 Configurer mes identifiants scan

Cliquez sur le logo en haut à droite du Smartboard pour accéder à l'onglet "Compte".

 

 

Faites défiler vers le bas jusqu'à la section "Identifiants scan".

• Dans cette section, vous pouvez configurer des identifiants spécifiques à l'application Shotgun Scan à communiquer auprès de vos équipes.
• Il est impossible d'accéder à votre Smartboard à l'aide de ces identifiants, sauf si vous utilisez les mêmes identifiants que ceux utilisé pour se connecter à votre compte.

 

 

 

✍🏼 Nommer mon scanner

Donnez un nom à votre scanner, ce qui permettra par la suite de retracer quel scanner a scanné quel billet.

 

💡 Nous vous recommandons de donner au scanner le même nom que l’appareil. Pour trouver le nom de l’appareil → verrouillez l’appareil puis regardez en bas de l'écran de verrouillage 📱

Ici par exemple 👇 , le nom de l’appareil est fr-scan-037, vous devez donc saisir "fr-scan-037"

 

               

 

Vous pouvez renommer votre scanner à tout moment en allant dans les réglages de l’application.

 

 

🛠️ Autres réglages

• Vous pouvez choisir de scanner manuellement les billets en maintenant votre doigt enfoncé sur l'écran pour que le QR code soit détecté (mode “Presser”), ou laisser l'application scanner automatiquement un billet dès qu'un QR code est détecté (mode “Automatique”).

              

 

• Si vous avez ajouté une description à vos billets depuis le smartboard, vous pouvez activer la deuxième fonctionnalité afin que la description s'affiche lorsqu’un billet est correctement scanné.

 

🎫 Scanner un billet

🪜 Le process step-by-step

Cliquez sur l'événement pour lequel vous souhaitez scanner les billets.

 

 

Ce message apparaît ensuite : tous les billets qui ont déjà été vendus sont alors téléchargés dans l'application.

 

 

Vous devez donner à Shotgun Scan la permission d'accéder à la caméra.

 

               

 

Vous êtes maintenant prêt à scanner ! Maintenez votre doigt sur l'écran pour scanner un billet.

 

 

🃏 Les différents scénarios de scan de billets

Une fois que le billet est correctement scanné, un message vert apparaît : cela signifie que le billet est valide et que son détenteur peut accéder à l'événement.

 

 

🔎 Trouver un billet à partir du nom/prénom/e-mail/numéro de commande

Vous pouvez également retrouver un billet en saisissant un prénom, un nom, une adresse mail ou un numéro de commande, depuis l'onglet Recherche.

💡 Cela peut être utile si la personne n'a plus de batterie sur son téléphone ou n'a pas accès à sa boîte mail ni à son compte Shotgun.

 

 

Vous pouvez également retrouver un guest sur liste en tapant son nom ou son prénom dans la barre de recherche, puis en cliquant sur Invités. Vous pouvez ensuite comptabiliser le nombre de personnes qui l'accompagnent.

 

 

🌚 Scanner dans des conditions de faible luminosité

Si la luminosité est trop faible, vous pouvez activer le flash du scanner en appuyant sur ce bouton. Vous pouvez le désactiver à tout moment en appuyant sur le même bouton.

 

 

🎟️ Gérer mes billets

Dans l'onglet Billets, vous pouvez voir combien de billets d'une catégorie donnée ont déjà été scannés par rapport au nombre total de billets attendus dans cette catégorie.

 

 

Vous pouvez aussi voir combien de billets ont déjà été scannés dans chaque groupe de billets d’une catégorie donnée, par rapport au nombre total de billets attendus dans ce groupe.

 

 

👥 Gérer mes guestlists

Depuis l'onglet Listes, vous pouvez consulter toutes les guestlists et comptabiliser à chaque fois qu'un invité accède à l'événement. La guestlist de Marie comprend 5 invités. Pour voir qui sont les invités, cliquez sur la guestlist correspondante.

 

               

 

Vous pouvez consulter les noms de tous les invités de Marie. Chaque invité dont le nom figure sur la liste peut amener un nombre déterminé de personnes (ici, il n'y a qu'un seul accompagnateur possible). Lorsqu'un invité se présente à l'entrée de votre événement, cliquez sur son nom puis sélectionnez le nombre de personnes qui l'accompagnent. Cliquez ensuite sur Valider l'entrée.

 

               

 

Vous pouvez ajouter un invité à la liste en cliquant sur ce bouton en haut à droite de l'écran. Remplissez ensuite les champs (nom, prénom et nombre d'accompagnateurs).

 

 

✅ Votre nouvel invité est maintenant ajouté à la liste !

 

 

Vous pouvez créer une nouvelle guestlist en cliquant sur ce bouton en haut à droite de l'écran, puis nommez-la.

 

               

 

📅 Gérer mes listes d’accès

Pour faciliter le contrôle d'accès, nous avons créé des listes d'accès.

Les listes d'accès sont un moyen simple de regrouper plusieurs billets d'un même organisateur, afin que tous ces billets puissent être scannés en même temps et suivant les mêmes conditions.

Exemples d'utilisation :

• Vous pouvez créer des listes d'accès pour chaque jour de votre événement (par exemple, une liste d'accès "Vendredi" dans laquelle vous ajouterez les billets suivants : "Pass 1 jour Vendredi", "Pass 2 jours Vendredi x Samedi", "Pass 3 jours intégral").
• Si votre événement est reporté, vous pouvez placer les billets de votre événement initial dans votre événement futur pour qu’ils soient scannables à nouveau.
• Vous pouvez également créer des listes d'accès pour chaque entrée de votre événement.

Vous pouvez accéder à vos listes d'accès depuis l'onglet Listes accessible juste après la page de connexion de Shotgun Scan ou en cliquant sur Changer d'événement depuis l’onglet Plus si vous avez auparavant cliqué sur un événement.

 

              

 

Appuyez sur Scanner pour commencer à scanner les billets correspondant à la liste d'accès sélectionnée.

 

              

 

✅ Vous êtes maintenant prêt à scanner les billets intégrés dans votre liste d'accès !

 

 

Vous pouvez voir tous les billets qui ont été intégrés dans votre liste d'accès en cliquant sur Plus puis sur Billets.

 

              

 

Pour chacune des catégories, vous pouvez consulter les différents groupes de billets intégrés à votre liste d’accès.

 

 

🧾 Historique des scans & actions sur les entrées

📖 Consulter l’historique des billets scannés

Vous pouvez voir le numéro du dernier billet qui a été scanné directement depuis la page de scan, et consulter les 40 derniers billets scannés en cliquant sur le bouton ci-dessous. Vous pouvez voir à quelle heure et par quel scanner chaque billet a été scanné.

 

 

🚶🏻Gérer les entrées et les sorties

Si vous cliquez sur les trois petits points … , vous pouvez obtenir des informations plus précises sur les entrées.

 

 

Vous pouvez voir combien de billets ont été générés au total, combien de billets ont déjà été scannés (tous scans confondus), combien de billets ont déjà été scannés avec ce seul scan, combien d'invités sont attendus au total et combien d'invités ont déjà accédé à l'événement.

Vous pouvez aussi mettre à jour la jauge de votre événement en temps réel en comptabilisant le nombre de personnes qui quittent l'événement. Pour ce faire, cliquez sur + autant de fois que nécessaire. Ce nombre sera automatiquement déduit du nombre total de personnes présentes à votre événement. Par exemple, si 10 personnes quittent l'événement, cliquez 10 fois sur + puis sur 10 personnes sortent pour confirmer votre action et déduire 10 du total de votre événement.

 

 

✅ Valider un billet manuellement

Vous pouvez également valider manuellement un billet qui n’a pas encore été scanné en appuyant sur Valider le billet.

 

 

💰 Rembourser un billet

Si un billet n'a pas encore été scanné, vous pouvez rembourser le client en cliquant sur Rembourser le billet.

 

               

 

Si vous décidez de rembourser un billet, le montant total du billet sera restitué au client et le billet ne sera plus valable. Cette action est irréversible.

 

              

 

Le billet sera désormais tagué REMBOURSÉ.

 

 

🔚 Me déconnecter

🔁 Changer d’événement ou de liste d’accès

Vous pouvez changer d'événement ou de liste d'accès à tout moment directement à partir de l'onglet Plus, puis en appuyant sur Changer d'événement ou Changer de liste de contrôle d'accès.

 

              

 

🙅🏼 Me déconnecter de mon compte organisateur

• Depuis les paramètres de votre compte :

               

 

• Depuis l'onglet Plus, tout en bas de la page :