A veces, los planes cambian. Si necesita posponer su evento, Shotgun le permite reprogramarlo para una fecha posterior manteniendo los tickets válidos, y ofrecer opciones claras a los asistentes que no puedan asistir.
Esta guía presenta los pasos recomendados para posponer su evento, comunicarse de forma clara con su audiencia y gestionar las solicitudes de reembolso sin complicaciones.
En este artículo
- Paso 1: Actualizar la fecha y la información de su evento
- Paso 2: Comunicar y recopilar las decisiones de los participantes
- Paso 3: Procesar los reembolsos para los participantes seleccionados
Paso 1: Actualizar la fecha y la información de su evento
Comience actualizando los datos de su evento directamente desde su Smartboard. Esto garantiza que toda la información de los tickets se mantenga coherente en la aplicación.
- Desde la página de inicio, seleccione el evento que desea reprogramar.
- Haga clic en el icono de engranaje ⚙️ y seleccione Configuración del evento.
- Actualice la fecha del evento y guarde los cambios.
- (opcional) Actualice las imágenes y la descripción si la fecha aparece mencionada.
💡 ¿Qué ocurre con los tickets existentes?
- Todos los tickets existentes siguen siendo válidos para la nueva fecha
- En la aplicación de Shotgun, los tickets se actualizan automáticamente con la nueva fecha y el visual correspondiente
⚠️ En algunos casos, la sincronización de fechas con sus entradas puede no aplicarse correctamente. Para evitar cualquier inconveniente, le recomendamos revisar las fechas de venta y de validez de acceso para cada entrada.
Desde el dashboard de su evento: Vaya a Lista de tickets > Seleccione una entrada > Editar > Opciones avanzadas
Paso 2: Comunicar y recopilar las decisiones de los participantes
Una vez pospuesto el evento, es esencial informar claramente a su audiencia y ofrecer opciones adecuadas. En algunos casos, no todos los participantes podrán asistir en la nueva fecha.
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Cree un formulario sencillo (Google Form, Typeform) para recopilar:
- Nombre y apellidos
- Dirección de correo electrónico
- Código de escaneo
- Opción (Conservar el ticket o Solicitar un reembolso)
💡 Indique claramente una fecha límite de respuesta para evitar solicitudes tardías o incompletas.
💡 O código de escaneo é o código localizado abaixo do QR code do ingresso.
Você pode encontrá-lo no aplicativo ou diretamente no ingresso em PDF enviado por e-mail. - Comparta el formulario:
- En sus redes sociales
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A través del email práctico de Shotgun para contactar a todos los compradores de tickets de una sola vez:
1. Desde su evento, vaya a Promocionar > Campañas y haga clic en Enviar email.
2. Seleccione Email práctico como público objetivo y añada su mensaje y el enlace al formulario.
3. Haga clic en Enviar
3. Una vez recopiladas las respuestas, exporte la lista para su procesamiento.
Más información 👉 Envía un correo electrónico práctico a los asistentes a tu evento
Paso 3: Procesar los reembolsos para una lista de participantes
Para todos los participantes que lo hayan solicitado, ahora puede procesar los reembolsos utilizando la exportación del formulario.
A continuación, le explicamos cómo reembolsar tickets específicos usando una lista:
- Vaya a Evento > Pedidos > Acciones > Seleccionar con una lista
- Desde su formulario, copie la columna con los códigos de escaneo que desea reembolsar.
- Péguela en su Smartboard
- Haga clic en Reembolsar
✅ Una vez procesados los reembolsos, todos los tickets restantes siguen siendo válidos para la nueva fecha del evento, sin necesidad de ninguna acción adicional.
