Cuando un evento debe cancelarse, la claridad y el buen timing marcan la diferencia. Suele ser un momento delicado, tanto para usted como para su público.
Shotgun está diseñada para ayudarle a gestionar cancelaciones de forma simple y organizada, interrumpiendo inmediatamente la actividad de entradas, protegiendo los fondos y ofreciendo un control total sobre la comunicación y los reembolsos.
A continuación, encontrará el flujo recomendado para cancelar un evento en Shotgun, paso a paso.
En su evento desde el Smartboard, haga clic en el icono de engranaje > Cancelar evento > Cancelar este evento.
La cancelación del evento activa inmediatamente varias acciones:
Las ventas, transferencias, reventas y listas de espera se interrumpen automáticamente
La transferencia automática de cierre se pausa, manteniendo los fondos disponibles para reembolsos
El evento y sus entradas aparecen como Cancelados en la aplicación de Shotgun
El evento se elimina del feed de la app y de la web. Si alguien accede a la página del evento mediante el enlace directo, el estado de cancelación se mostrará claramente.
⚠️ Cancelar el evento en Shotgun no envía automáticamente ninguna comunicación a los asistentes ni genera reembolsos. Estos pasos son manuales y se explican a continuación.
Paso 2: Enviar un email práctico a los titulares de entradas
Una vez cancelado el evento, una comunicación clara y a tiempo es esencial. Esto evita confusiones, reduce los contactos con soporte y alinea expectativas antes de los reembolsos.
⚠️ Comuníquese siempre antes de iniciar los reembolsos. Tras el reembolso, los asistentes dejan de considerarse titulares de entradas. Esto significa que ya no podrá contactarlos mediante Email práctico.
Utilice el Email práctico de Shotgun para contactar con todos los titulares de entradas de una sola vez.
En el evento, vaya a Promocionar > Campañas
Haga clic en Enviar email y seleccione Email práctico
Para maximizar su alcance, no olvide compartir la información en sus canales de comunicación habituales, como redes sociales, sitio web y más.
Paso 3: Reembolsar a los titulares de entradas
Reembolsar a todos los participantes de una vez
Las entradas no se reembolsan automáticamente cuando se cancela un evento. Los reembolsos deben realizarse manualmente.
Vaya a Evento > Pedidos
Marque la casilla superior para seleccionar todos los pedidos
Haga clic en Reembolsar todas las entradas
Puede ajustar cómo se procesarán los reembolsos:
Reembolsar el 100% o solo una parte del valor de la entrada, definiendo un porcentaje
Elegir si desea incluir o no las comisiones de Shotgun en el reembolso
💡 ¿Saldo insuficiente para incluir las comisiones? Puede añadir fondos manualmente antes de iniciar los reembolsos 👉 Añadir fondos a su cuenta Shotgun
Reutilización de entradas y reembolso bajo demanda
En lugar de reembolsar a todos automáticamente, puede ofrecer una opción a los asistentes: reutilizar la entrada en un evento futuro o solicitar el reembolso. Este enfoque funciona muy bien cuando el evento se pospone o se sustituye.
Recopilar la preferencia de los titulares de entradas
Cree un formulario simple (Google Form, Typeform) para recopilar:
Nombre y apellidos
Dirección de email
Código de escaneo
💡 El código de escaneo es el código que se encuentra debajo del código QR del billete. Puede consultarlo desde la aplicación o directamente en el archivo PDF enviado por correo electrónico.
2. Comparta el formulario con su público:
Vía Email práctico
En sus canales de redes sociales
💡 Indique claramente un plazo de respuesta para evitar solicitudes tardías o incompletas.
Si los titulares de entradas solicitan reembolso
Cuando algunos asistentes optan por el reembolso, puede procesar únicamente esos pedidos específicos.
Vaya a Evento > Pedidos > Acciones > Seleccionar con una lista
Copie y pegue los Código de escaneos a reembolsar
Haga clic en Reembolsar
Solo los pedidos seleccionados serán reembolsados. El resto de las entradas permanecerán sin cambios.
Si los titulares de entradas desean reutilizar la entrada en un evento futuro
Si algunos asistentes prefieren participar en un evento futuro en lugar de recibir el reembolso, puede enviar entradas de sustitución manualmente.
Paso 1: Crear entradas offline gratuitas en el nuevo evento
Haga clic en Añadir entrada
Seleccione Entrada offline
Complete la información de la entrada
Haga clic en Guardar
Paso 2: Enviar las entradas a los asistentes seleccionados
En la lista de entradas, haga clic en Enviar entradas
Seleccione Añadir destinatarios > Importar desde CSV
3. Importe un archivo que contenga: nombre, apellidos y dirección de email
4. Haga clic en Enviar invitaciones
Los contactos seleccionados recibirán un email con la nueva entrada.
💡 Este enfoque permite gestionar los reembolsos y la reutilización de entradas de forma clara y separada, manteniendo un control total sobre quién recibe qué.
