Parfois, les plans changent. Si vous devez reporter votre événement, Shotgun vous permet de le reprogrammer à une date ultérieure tout en conservant la validité des billets, et d’offrir à vos participant·es des options claires s’ils ne peuvent plus être présents.
Ce guide vous présente les étapes recommandées pour reporter votre événement, communiquer efficacement avec votre audience et gérer les demandes de remboursement en toute simplicité.
Dans cet article
- Étape 1 : Mettre à jour la date et les informations de votre événement
- Étape 2 : Communiquer et recueillir les décisions des participants
- Étape 3 : Traiter les remboursements pour les participants concernés
Étape 1 : Mettre à jour la date et les informations de votre événement
Commencez par mettre à jour les informations de votre événement directement depuis votre Smartboard. Cela garantit la cohérence de toutes les données liées aux billets dans l’application.
- Depuis la page d’accueil, sélectionnez l’événement que vous souhaitez reporter.
- Cliquez sur l’icône roue dentée ⚙️ puis sélectionnez Paramètres de l’événement.
- Modifiez la date de l’événement et enregistrez vos changements.
- (optionnel) Mettez à jour les images et la description si la date y est mentionnée.
💡 Que se passe-t-il pour les billets existants ?
- Tous les billets existants restent valables pour la nouvelle date
- Dans l’application Shotgun, les billets sont automatiquement mis à jour avec la nouvelle date et le visuel associé
⚠️ Dans certains cas, la synchronisation des dates avec vos billets peut ne pas s’appliquer correctement. Pour éviter tout souci, nous vous recommandons de vérifier les dates de mise en vente et de validité d’accès pour chaque billet.
Depuis le dashboard de votre événement, Allez dans Liste de tickets > Sélectionnez un billet > Éditer > Options avancée.
Étape 2 : Communiquer et recueillir les décisions des participants
Une fois l’événement reporté, il est essentiel d’informer clairement votre audience et de lui proposer des options adaptées. Dans certains cas, tous les participant·es ne pourront pas assister à l’événement à la nouvelle date.
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Créez un formulaire simple (Google Form, Typeform) pour collecter :
- Prénom / Nom
- Adresse email
- Code de scan
- Choix (Conserver le billet ou Demander un remboursement)
💡 Indiquez clairement une date limite de réponse afin d’éviter les demandes tardives ou incomplètes.
💡 Le code de scan est le code situé sous le QR code du billet.
Vous pouvez le trouver dans l’application ou directement sur le billet PDF envoyé par e-mail. - Partagez le formulaire :
- Sur vos réseaux sociaux
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Via l’email pratique de Shotgun pour contacter l’ensemble des détenteur·rices de billets en une seule fois :
1. Depuis votre événement, allez dans Promouvoir > Campagnes, puis cliquez sur Envoyer un email.
2. Sélectionnez Email pratique comme audience cible, puis ajoutez votre message et le lien vers votre formulaire.
3. Cliquez sur Envoyer
3. Une fois les réponses collectées, exportez la liste pour le traitement.
Plus d’informations 👉 Envoyer un email pratique aux participant·es de votre événement
Étape 3 : Traiter les remboursements pour une liste de participants
Pour toutes les personnes qui en ont fait la demande, vous pouvez désormais procéder au remboursement à partir de l’export de votre formulaire.
Voici comment rembourser des billets spécifiques à l’aide d’une liste :
- Allez dans votre Événement > Commandes > Actions > Sélectionner avec une liste
- Depuis votre formulaire, copiez la colonne contenant les codes des scan à rembourser.
- Collez-la dans votre Smartboard
- Cliquez sur Rembourser
✅ Une fois les remboursements effectués, tous les billets restants restent valides pour la nouvelle date de l’événement, sans action supplémentaire de votre part.
