Quando um evento precisa ser cancelado, clareza e timing fazem toda a diferença. Esse costuma ser um momento sensível, tanto para você quanto para o seu público.
A Shotgun foi pensada para ajudar você a lidar com cancelamentos de forma simples e organizada, interrompendo imediatamente a atividade de ingressos, protegendo os fundos e oferecendo controle total sobre a comunicação e os reembolsos.
Abaixo, você encontra o fluxo recomendado para cancelar um evento na Shotgun, passo a passo.
No seu evento no Smartboard, clique no ícone de engrenagem > Cancelar evento > Cancelar este evento.
O cancelamento do evento aciona imediatamente várias ações:
As vendas, transferências, revendas e listas de espera são interrompidas automaticamente
O repasse automático de encerramento é pausado, mantendo os fundos disponíveis para reembolsos
O evento e seus ingressos aparecem como Cancelados no aplicativo da Shotgun
O evento é removido do feed do app e da web. Caso alguém acesse a página do evento pelo link direto, o status de cancelamento será claramente exibido.
⚠️ Cancelar o evento na Shotgun não envia automaticamente nenhuma comunicação aos participantes nem gera reembolsos. Essas etapas são manuais e explicadas abaixo.
Etapa 2: Enviar um email prático aos portadores de ingressos
Depois que o evento é cancelado, uma comunicação clara e no momento certo é essencial. Isso evita confusão, reduz contatos com o suporte e alinha expectativas antes dos reembolsos.
⚠️ Sempre se comunique antes de iniciar os reembolsos. Após o reembolso, os participantes deixam de ser considerados portadores de ingressos. Isso significa que você não poderá mais contatá-los via Email prático.
Use o Email prático da Shotgun para entrar em contato com todos os portadores de ingressos de uma só vez.
Para ampliar seu alcance, não se esqueça de divulgar a novidade nos seus canais de comunicação habituais, como redes sociais, site e outros.
Etapa 3: Reembolsar os portadores de ingressos
Reembolsar todos os participantes de uma só vez
Os ingressos não são reembolsados automaticamente quando um evento é cancelado. Os reembolsos devem ser feitos manualmente.
Vá em Evento > Pedidos
Marque a caixa no topo para selecionar todos os pedidos
Clique em Reembolsar todos os ingressos
Você pode ajustar como os reembolsos serão processados:
Reembolsar 100% ou apenas parte do valor do ingresso, definindo uma porcentagem
Escolher se deseja incluir ou não as taxas da Shotgun no reembolso
💡 Saldo insuficiente para incluir as taxas? Você pode adicionar fundos manualmente antes de iniciar os reembolsos 👉 Adicionar fundos à sua conta Shotgun
Reutilização de ingressos & reembolso sob demanda
Em vez de reembolsar todos automaticamente, você pode oferecer uma escolha aos participantes: reutilizar o ingresso em um evento futuro ou solicitar o reembolso. Essa abordagem funciona muito bem quando o evento é adiado ou substituído.
Coletar a preferência dos portadores de ingressos
Crie um formulário simples (Google Form, Typeform) para coletar:
Nome e sobrenome
Endereço de email
Código de scan
💡 O código de scan é o código que aparece abaixo do QR code do ingresso. Você pode acessá-lo pelo app ou diretamente no PDF enviado por e-mail.
2. Compartilhe o formulário com o seu público:
Via Email prático
Nos seus canais de redes sociais
💡 Informe claramente um prazo de resposta para evitar solicitações tardias ou incompletas.
Se os portadores de ingressos solicitarem reembolso
Quando alguns participantes optam pelo reembolso, você pode processar apenas esses pedidos específicos.
Vá em Evento > Pedidos > Ações > Selecionar com uma lista
Copie e cole os Código de scan a serem reembolsados
Clique em Reembolsar
Apenas os pedidos selecionados serão reembolsados. Os demais ingressos permanecem inalterados.
Se os portadores de ingressos quiserem reutilizar o ingresso em um evento futuro
Se alguns participantes preferirem participar de um evento futuro em vez de receber o reembolso, você pode enviar ingressos de substituição manualmente.
Etapa 1: Criar ingressos offline gratuitos no novo evento
Clique em Adicionar ingresso
Selecione Ingresso offline
Preencha as informações do ingresso
Clique em Salvar
Etapa 2: Enviar os ingressos aos participantes selecionados
Na lista de ingressos, clique em Enviar ingressos
Selecione Adicionar destinatários > Importar de CSV
3. Importe um arquivo contendo: nome, sobrenome e endereço de email
4. Clique em Enviar convites
Os contatos selecionados receberão um email com o novo ingresso.
💡 Essa abordagem permite gerenciar reembolsos e reutilização de ingressos de forma clara e separada, mantendo total controle sobre quem recebe o quê.
