Lorsqu’un événement doit être annulé, la clarté et le bon timing font toute la différence. C’est souvent un moment sensible, aussi bien pour vous que pour votre public.

Shotgun est conçu pour vous aider à gérer une annulation sereinement, en arrêtant immédiatement l’activité de billetterie, en sécurisant les fonds et en vous laissant un contrôle total sur la communication et les remboursements.

Dans cet article

• Étape 1 : Annuler votre événement
• Étape 2 : Informez les participants
• Étape 3 : Rembourser les détenteurs de billets

Étape 1 : Annuler votre événement

Depuis votre événement sur le Smartboard, cliquez sur l’icône roue crantée > Annuler l’événement > Annuler cet événement.

L’annulation d’un événement déclenche immédiatement plusieurs actions :

• Les ventes, transferts, reventes et listes d’attente sont automatiquement arrêtés
• Le virement automatique de clôture est mis en pause, afin de conserver les fonds disponibles pour les remboursements

• L’événement et ses billets apparaissent comme Annulés dans l’application Shotgun

  

• L’événement est retiré du feed de l’application et du web. Si quelqu’un accède à la page via son URL directe, le statut d’annulation est clairement affiché.

⚠️  Annuler l’événement sur Shotgun n’envoie pas automatiquement de notification aux participants et ne déclenche aucun remboursement. Ces étapes sont manuelles et expliquées ci-dessous.

⚠️  Les événements intégrés à Pass Culture sont automatiquement supprimés du site Pass Culture. Les détenteurs de billets ayant acheté via Pass Culture seront remboursés automatiquement.

Étape 2 : Informez les participants

Une fois l’événement annulé, une communication claire et rapide est essentielle. Elle évite les incompréhensions, réduit les demandes au support et pose un cadre avant de lancer les remboursements.

⚠️ Communiquez toujours avant d’effectuer les remboursements. Une fois les billets remboursés, les participants ne sont plus considérés comme détenteurs de billets. Vous ne pourrez donc plus les contacter via l’Email pratique.

Utilisez l’Email pratique de Shotgun pour contacter tous les détenteurs de billets en une seule fois.

1. Depuis votre événement, allez dans Promouvoir > Campagnes
2. Cliquez sur Envoyer un email et choisissez Email pratique
3. Rédigez votre message à l’aide de l’éditeur intégré
4. Cliquez sur Envoyer

👉 Pour plus de détails, consultez Envoyez un e-mail pratique à vos participants

Pour maximiser votre portée, pensez à relayer l'information sur vos canaux de communication habituels, comme les réseaux sociaux, votre site web, etc.

Étape 3 : Rembourser les détenteurs de billets

Rembourser tous les participants en une seule fois

Les billets ne sont pas remboursés automatiquement lorsqu’un événement est annulé. Les remboursements doivent être effectués manuellement.

1. Allez dans votre dashboard d'événement > Commandes
2. Cochez la case en haut de la liste pour sélectionner toutes les commandes
3. Cliquez sur Rembourser tous les billets

Vous pouvez ajuster la manière dont les remboursements sont effectués :

• Rembourser 100 % ou seulement une partie du prix du billet en définissant un pourcentage
• Choisir d’inclure ou non les frais Shotgun dans le remboursement

💡 Fonds insuffisants pour inclure les frais ? Vous pouvez ajouter du solde manuellement avant de lancer les remboursements 👉 Ajouter des fonds sur votre compte Shotgun

Réutilisation des billets & remboursement à la demande

Plutôt que de rembourser tout le monde, vous pouvez laisser le choix aux participants : réutiliser leur billet pour un futur événement ou demander un remboursement. Cette approche fonctionne particulièrement bien si l’événement est reporté.

⚠️ Les remboursements sont obligatoires si les participants en font la demande dans un délai de 18 mois.

Collecter les retours des détenteurs de billets

1. Créez un formulaire simple (Google Form, Typeform) pour collecter :
   • Prénom et nom
   • Adresse email
   • Scan code

💡 Le scan code correspond au code situé sous le QR code du billet. Il est accessible depuis l'application Shotgun ou directement dans le PDF du billet reçu par e-mail.

2. Partagez le formulaire avec votre audience :

• Via l’Email pratique
• Sur vos réseaux sociaux

💡 Indiquez clairement une date limite de réponse afin d’éviter les demandes tardives ou incomplètes.

Si des détenteurs de billets demandent un remboursement

Lorsque certains participants choisissent le remboursement, vous pouvez traiter uniquement les commandes concernées.

1. Allez dans Événement > Commandes > Actions > Sélectionner avec une liste
2. Copiez-collez les Scan codes à rembourser > Sélectionner les billets
3. Cliquez sur Rembourser

Seules les commandes sélectionnées seront remboursées. Les autres billets restent inchangés.

Si des détenteurs de billets souhaitent réutiliser leur billet pour un futur événement

Si certains participants préfèrent assister à un futur événement plutôt que d’être remboursés, vous pouvez leur envoyer des billets de remplacement manuellement.

Étape 1 : Créer des billets offline gratuits sur le nouvel événement

1. Cliquez sur Ajouter un billet

2. Sélectionnez Billet hors ligne

3. Renseignez les informations du billet

4. Cliquez sur Enregistrer

Étape 2 : Envoyer les billets aux participants concernés

1. Depuis la liste des billets, cliquez sur Envoyer des billets

2. Choisissez Ajouter des destinataires > Importer depuis un CSV

3. Importez un fichier contenant : prénom, nom, adresse email

4. Cliquez sur Envoyer les invitations

Les contacts sélectionnés recevront un email d’invitation avec leur nouveau billet.

💡 Cette approche vous permet de gérer les remboursements et la réutilisation des billets de manière claire et distincte, tout en gardant un contrôle total sur qui reçoit quoi.